A CAPACITAÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO PARA ATUA NA ÁREA DE CONSULTORIA DE ARQUIVOS

PREFEITURA DA EXEMPLO AO CONTRATAR CONSULTORIA PARA ORGANIZAR ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

Trabalho de consultoria em arquivo faz com que São João do Oeste seja um dos poucos municípios do Oeste Catarinense com o arquivo organizado conforme exige a legislação. Fato que demonstra a preocupação da administração municipal com os documentos produzidos pelo órgão e que se encontram armazenados desde a criação do município no ano de 1993. A organização do arquivo foi possível através de consultoria realizada pela acadêmica, Anelise Kaufmann Meier, do 8º período do Curso do Secretariado Executivo da Unoesc.
Com a falta de um profissional capacitado para a realização dos trabalhos de organização, seleção, análise e descarte dos documentos, o arquivo encontrava-se em total descaso, o que ocasionou o acúmulo de documentos sem validade para a administração pública, além da proliferação de microorganismos que deterioram os documentos. O trabalho consistiu na reorganizar o arquivo com as técnicas arquivísticas, assim como, a criação de um método de arquivamento, adequado para a administração pública.
O trabalho de reorganização deu início no mês de julho e estendeu-se até o mês de outubro, durante este tempo foram realizados trabalhos de limpeza dos documentos, do local, assim como a classificação e seleção dos documentos, procedimento este que requer um conhecimento com a relação a instituições públicas.
A Instituição para manter a organização do arquivo sempre em dia deverá criar rotinas diferentes das que estão ocorrendo até o momento, sendo que os documentos deverão ser enviados ao arquivo todo o início de ano, sendo que, todos poderão ser classificados conforme seu valor legal e fiscal para a administração, não ocasionando o acúmulo de documentos que permanecem estocados para serem arquivados em caixas. Para manter este trabalho é necessário que um responsável possa coordenador os trabalhos de arquivamento, principalmente ser um conhecedor na área.
Conforme a concluinte do Curso de Bacharel em Secretariado Executivo pela Unoesc, Anelise Kaufmann Meier, a execução das tarefas envolveu a aplicação de conhecimento adquirido em sala de aula, pesquisas em livros e auxílio da mestre, professora da disciplina de arquivística e responsável pela biblioteca da Unoesc, Derli Sandra Dorigon. Segundo Anelise, é importante conhecer a instituição para que se possa apontar o tempo de permanência de cada documento no arquivo, antes de ser eliminado.
Para amparar os gestores na criação e manutenção de arquivos públicos a resolução nº Resolução nº. 27, de 16 de junho de 2008, relatam sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.

“Os documentos existentes no arquivo representam a história do Município de não devem ficar a benefício do tempo”.

ANELISE KAUFMANN MEIER- Acadêmica do Curso de Secretariado Executivo
TCC 2009- AS COMPETÊNCIAS DE UM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO PARA ATUAR NA ÁREA DA CONSULTORIA E ASSESSORIA NA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS PÚBLICOS.