O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO PAPEL DE GESTOR

Este Artigo é completo e muito rico em informações, por isso resolvi postar ele aqui no nosso blog, foi escrito pela Acadêmica Alinne de Oliveira da Unigranrio em 2009. Para usá-lo como referência em seus trabalhos basta clicar no título  acima.

Vale a pena ler.

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO PAPEL DE GESTOR

RESUMO: Este é um artigo escrito para a disciplina de estágio supervisionado do curso de secretariado executivo, ministrada no primeiro semestre de 2009 na Unigranrio – Universidade de Grande Rio Professor José de Sousa Herdy. O objetivo deste artigo é mostrar que o profissional de secretariado executivo é um profissional que tem se destacado não apenas pelas atribuições de um secretário, ao passar do tempo ele tem obtido o perfil de gestor, tomando-se importante para a organização, além de assessorar aos executivos, é peça fundamental nas tomadas de decisões. O profissional mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação, surgindo assim o papel de gestor, além das funções de secretário. Tem espírito de liderança e conhece bem a empresa que atua, é empreendedor e sabe tomar decisões que vão facilitar o andamento das tarefas na empresa e assim contribuir para o crescimento da mesma.

Palavras-chave: gestão, liderança, secretariado executivo.

RESUMEN: Esto es un artículo escrito para la disciplina del período del de entrenamiento supervisado del curso del secretario ejecutivo, dado en el primero semestre de 2009 en la Unigranrio - Universidade do Grande Rio Professor José de Sousa Herdy. El objetivo de este artículo es demostrar que el profesional del secretario ejecutivo es un profesional que se ha destacado no sólo para las atribuciones de una secretaria, con el pasar del tiempo él ha conseguido el perfil del encargado, tornándose importante para la organización, más allá de asistir a los ejecutivos, es parte básica en tomar decisiones. El profesional cambió su imagen en las organizaciones al dejar de ser elemento de apoyo de su “jefe” y asumir el desafío para introducir nuevas metodologías en el tratamiento de la información, así surgiendo el papel de encargado, además de las funciones de la secretaria. Tiene espíritu de líder y conoce bien la empresa en que actúa, él es emprendedor y sabe tomar las decisiones que van a facilitar el curso de las tareas en la compañía y a contribuir así para el crecimiento de la misma.

PALAVRAS-CLAVE: gerencia, dirección, secretario ejecutivo


INTRODUÇÃO


O profissional de secretariado executivo se descobre como gestor a cada momento, pois cabe a ele tomar decisões, exercer liderança com clientes internos (contínuos, prestadores de serviços, etc.) e externos, faz planejamentos, controla e organiza o ambiente de trabalho.
O profissional acaba não trabalhando apenas para o executivo, com as características de gestor, o profissional passa a trabalhar para a empresa.
As organizações estão sofrendo mudanças constantes, graças às exigências impostas pelo novo cenário empresarial. Os secretários executivos estar sempre acompanhando essas mudanças e realizar funções que antes não eram atribuídas a eles. Nesse contexto, fica caracterizado que o profissional de Secretariado Executivo pode ser considerado um gestor.
Dessa forma, o presente trabalho discute o Secretário Executivo na forma não de secretario somente, mas na forma de gestor e está dividido em três partes além das considerações iniciais e finais. Aborda-se, respectivamente, o perfil do secretário executivo como gestor.

1 PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

O profissional de secretariado executivo exerce inúmeras funções dentro das Organizações. Para que elas sejam bem desempenhadas, é necessário adotar uma postura profissional, dando possibilidade de melhorar a execução das tarefas que são de sua responsabilidade.
Conforme a passagem do tempos, a profissão sofre mudanças significativas. Por isso é que “o especialista em determinadas tarefas está sendo substituído por aquele com visão abrangente, que saiba trabalhar em equipe, conhecendo a totalidade dos projetos da empresa”.(AZEVEDO; COSTA, 2002, p. 145). Assim, faz-se necessário que esse profissional esteja ciente dos objetivos da empresa, de como ela pretende alcançá-los, precisa conhecer os principais clientes, saber as prioridades da empresa e estar interessado em contribuir para o crescimento da organização.
O profissional “mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir [...] o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação” (LIMA, 2002, p. 447). Assim, deixou de ser executor de tarefas para exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir, pois é um ser inteligente e com capacidades individuais significativas para a organização.
Ao reunir várias características para realizar com sucesso suas funções, o profissional de secretariado apresente múltiplos valores e executa diferentes tarefas assessorando e substituindo eventuais ausência de seu superior, com a sensibilidade de enxergar futuros problemas e mudanças necessárias, ele é flexível, compreensível, age de acordo com as circunstâncias e é responsável, totalmente capaz de assumir compromissos e realiza-los de maneira satisfatória. Sempre deve ter bom senso, sendo prudente no que se diz respeito à atividades que envolvem pessoas, deve ter iniciativa, sugerir mudanças, tomar decisões quando necessário, ser competente, ter conhecimento e habilidade, além de postura profissional. Dinamismo, espírito empreendedor, foco, agente facilitador, e se colocando a disposição no que for necessário para o crescimento da organização, completam o perfil do profissional de secretariado como gestor.
O dia-a-dia do secretariado é composto de compromissos e demandas que devem ser planejadas e organizadas. Entretanto, muitas vezes acontecem imprevistos que devem ser solucionados com urgência. Dessa maneira, é necessário saber diferenciar, selecionar o que deve ser feito de imediato (CARVALHO, 2004, p. 176).
As principais atividades rotineiras e planejadas do secretário executivo são: correspondências, relatórios, memorandos, arquivos, solicitações de serviços, planejamento de viagens. Entretanto, ocorrem solicitações que não são rotineiras, como por exemplo: a organização da agenda do executivo da empresa em razão de uma reunião de emergência. Nesses casos, o profissional de secretariado deverá saber que precisa priorizar a reunião, pois é uma demanda imediata.
As principais atribuições de um secretário são: planejamento, organização, controle e liderança. O planejamento deve ser feito de forma que facilite a realização das atividades diárias, verificando “todas as etapas do processo que envolvem sua responsabilidade e traçar uma estratégia, um plano de ação para desenvolvê-las de modo a dar cumprimento competente e satisfatório a todas as incumbências” (SEIBLITZ,1999, p. 29).
A organização é uma prioridade para o sucesso e a eficácia do profissional de secretariado, pois agiliza e economiza tempo. É de suma importância esse profissional saber organizar os documentos de forma que seja encontrado com facilidade ao ser solicitada pelos superiores.
O secretário deve “ter um total controle sobre suas emoções, suas atividades e a de seus subordinados” (SEIBLITZ, 1999, p. 32). Deve ser totalmente responsável, ter controle de seus deveres e realizá-los da melhor maneira possível, para que não haja falhas.

2 PERFIL DO GESTOR

A gestão é uma atividade realizada na organização por profissionais que, além de terem conhecimento técnico, possuem espírito de liderança e que conhecem bem a empresa em que atuam.
Segundo Motta (1997, p. 19), a função gerencial não se parece com nenhuma outra função ou profissão, pois os profissionais que exercem essa função necessitam de certo jogo de cintura e muita habilidade, isso devido às inúmeras tarefas e situações a serem resolvidas.
A gestão é um processo realizado com determinação para um caminho a ser seguido para atingir os objetivos almejados pela empresa. A gestão envolve atividades administrativas como controlar, analisar, decidir, comunicar, liderar, motivar a equipe de trabalho e a si mesmo, avaliar, controlar. É um conjunto de atividades exercidas por um líder. Uma vez que, para a gerência ser completa numa pessoa, ela precisa ser gestora de processos, de papéis, de idéias, de finanças e principalmente ser líder de pessoas, isso porque um gerente não gerencia pessoas, lidera-as. Sabe-se que liderar é uma habilidade para influenciar pessoas para que se sintam motivadas a atingirem os objetivos, que são entendidos como de bem comum (HUNTER, 2004, p. 25).

A liderança é uma das mais valorizadas virtudes de quem atua na área empresarial, pois o líder deve saber dizer sim, mas é necessário saber dizer não, pois não se admitem falhas atribuídas a este profissional.
No entanto, muitas das decisões tomadas pelos gestores seguem a política empresarial adotada pela organização, além de serem atitudes que fazem parte da estratégia adotada pela empresa para alcançar determinados objetivos. Assim, cabe ao profissional entender qual a melhor maneira de conseguir atingir os objetivos, buscando um equilíbrio entre a política da empresa e os métodos de gestão necessários.


3 O SECRETÁRIO GESTOR

Os profissionais que atuam na área gerencial participam de processos e necessitam saber como alcançar os objetivos planejados nesse contexto, entendendo que a gestão é a “ação de mediar os recursos para atingir as metas estabelecidas pela organização” (RODRIGUES; CARVALHO, 2004, p. 183). O profissional de secretariado deve estar ciente de que é necessário saber trabalhar com os recursos materiais, financeiros, administrativos, mas, sobretudo, ele precisa entender de gente, de seres humanos, de comportamento humano.
O secretário está inserido nas empresas, e como gestor deve estar “apto a perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva” (BÍSCOLI; CIELO, 2004, p. 17). Isso é assim definido, porque não se admitem erros que ocasionem perda de tempo e atraso nas demais atividades que precisam ser realizadas rapidamente. O profissional de secretariado executivo têm se deparado com o desafio de atingir meta. Um bom plano comportamental, uma boa gestão tende a ser eficaz e pode fazer com que algumas situações antes complicadas se transformem em oportunidades para o crescimento futuro. O secretário deve identificar as metas a serem atingidas, mas não esquecendo que tais propostas devem estar em sintonia com as de seus superiores e as da organização.
O secretariado executivo é, segundo Rodrigues (2004, p. 178), “um agente transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”. Nesse processo, desenvolve as funções gerenciais, bem como as operacionais, o que indica, mais uma vez, que o profissional de secretariado executivo é um gestor.
Para Rodrigues (2004, p. 182-183), o profissional de secretariado executivo é um gestor, porque se envolve com os resultados esperados pela empresa ou pela organização onde atua, participa de processos que são etapas para atingir os resultados planejados, mediando recursos para a obtenção destes resultados. No entanto para que isto aconteça, é importante as atividades rotineiras, sendo imprescindível desenvolver e manter um gerenciamento de rotinas.
Sabe-se que o líder exerce uma grande responsabilidade na organização e “a secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para acrescentar esses outros, totalmente direcionado para a administração;” (VIEIRA, 2002), em outras palavras, é necessário não esquecer a rotina de secretária. Também deve estar em constante atualização para acompanhar as mudanças organizacionais e crescer profissionalmente, pensando como líder, aceitando e valorizando a cultura interna positivamente, estar sempre pronta a colaborar, não demonstrar medo diante de novas situações, “saber conviver com erros e acertos”, aprender a lidar com os vários tipos de pessoas (VIEIRA, 2002).
Existem muitos fatores que podem levar ao fracasso da gestão, como não saber administrar o tempo, delegação insatisfatória, gerente irresoluto, comunicações insatisfatórias e outros, mas são poucos que levam ao sucesso, pois nesse contexto o importante é qualidade e não a quantidade.
Analisando dessa maneira, percebe-se o quanto é importante realizar as atividades do dia-a-dia do gestor com qualidade, atenção e dedicação, pois é dessas decisões que dependem outros setores da empresa ou, até mesmo, a boa relação com os clientes.
Assim, nesse contexto, entende-se que o secretário executivo é um profissional inserido nas organizações, capaz de contribuir para o desenvolvimento das mesmas e atua como gestor, tomando decisões importantes.

4 Considerações Finais

O profissional de secretariado executivo está inserido nas organizações de maneira a atuar na função de gestor, colaborando para o crescimento organizacional. O secretário gestor é capaz de tomar decisões, pois é um ser inteligente e com capacidades técnicas e humanas, dessa maneira ele deve entender de seres humanos para poder liderar e motivar a sua equipe de trabalho. Assim, pode-se afirmar que o secretário é um gestor, que tem condições de exercer atividades técnicas, de liderança e, principalmente, consegue ser eficaz nas atividades de gestão podendo substituir com facilidade seus superiores e obtendo sempre um ótimo resultado.

5 Referências

DURANTE, Daniela Giareta. Liderança: um desafio constante aos gestores. Revista Secretariado. Disponível em: < http://www.upf.br/secretariado/download/Revista2005.pdf>. Acesso em: 21 Jun. 2009.

LASTA, Adriane; SILVA, Alxandra da. O secretariado executivo e a função de gestão. Disponível em:< http://www.upf.br/secretariado/download/revista2007.pdf#page=66> Acesso em: 21 Jun. 2009

HUNTER, James C. O monge e o executivo, tradução de Maria da Conceição Fornos de Magalhães. 8ª ed. Rio de Janeiro: Sextante, 2004.

VIEIRA, Maria Aparecida. A função gerencial da Secretária Executiva. Artigos.
Disponível em: < http://www.fenassec.com.br/artigos/art78.htm >. Acesso em 21 Jun. 2009.

Acesso em 21 Jun. 2009