Qual a função da Secretária Executiva dentro de um Organização.

“Uma secretária é a assistente de um executivo, a qual possui as habilidades técnicas da sua profissão, que comprova a capacidade de assumir responsabilidades, mesmo sem instrução direta, que possui iniciativa e capacidade de discernimento e toma decisões independentes dentro da área de responsabilidade que lhe foi transferida, a fim de auxiliar o executivo no cumprimento de suas tarefas complexas.”

O trabalho administrativo e o papel que cada secretária (o) tem na sua empresa depende muito do contexto onde se enquadra, para diferentes tipos de empresa, diferentes tipos de necessidades e são a essas necessidades que o profissional de secretariado terá de se enquadrar no exercício do seu trabalho.

Uma possível classificação do secretariado é a seguinte:
•Secretariado de Direção ou Executivo (ou centralizado): este secretariado assegura por iniciativa própria a rotina de um gabinete. Poderá ter pessoal executivo às suas ordens.

Podemos dividir o Secretariado de Direção ou Executivo em 3 classes:

1.Secretária Executiva – assegura as ligações entre o seu superior hierárquico e as outras pessoas dentro e fora da empresa. Resolve questões administrativas de pormenor, inclusivamente de carácter confidencial. A titular do cargo actua com uma margem de autonomia e iniciativa bastante grande, o que requer um grau elevado de conhecimentos, competência e prática de secretariado. Pode, eventualmente, coordenar o trabalho de um grupo de secretárias.

2.Assistente de Direção – colaborador de um Director, assegura a ligação do quadro superior com o respectivo “staff”, os restantes colaboradores da empresa e com o exterior. A sua missão inclui tarefas importantes de recolha, selecção, tratamento e difusão da informação, planificação, gestão do tempo que envolvem um nível de responsabilidade elevado.

3.Assessor(a) de Direção e Administração – “estuda, analisa e recomenda medidas a implementar no domínio da sua especialidade, num departamento comercial, industrial, governamental ou outro, utilizando os seus conhecimentos e competências nesse domínio, entre outras funções, recomenda com base nos estudos e analises efectuadas, alterações aos modelos, métodos, normas e procedimentos existentes. Analisa dossiers e outros dados para verificar se os objectivos pretendidos são alcançados, redige os respectivos relatórios”.
•Secretariado Descentralizado – as suas funções distribuem-se por várias pessoas com igual formação e responsabilidade que asseguram todo o trabalho base, quer dos vários departamentos existentes na empresa, quer do secretariado de direção.
•Secretariado Geral – o secretariado de gestão é um órgão composto por vários elementos (só é viável em empresas de grande dimensão) que age em nome da direção e que estabelece a comunicação entre este órgão e todos os existentes na empresa. Poderá ter pessoal executivo às suas ordens.

By Ane.